ایمیل و ارتباطات بین فرهنگی

دنیای تجارت مدرن ایجاب می کند که مردم از هر گوشه زمین با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. یک مدیر در ایالات متحده می تواند در آلمان، هند و چین کارمندان داشته باشد. وارد کننده در فرانسه می تواند شرکای در ترکیه، ایتالیا و ژاپن داشته باشد. اکنون افراد بیشتری در سراسر مرزهای بین فرهنگی با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.

همانطور که هر کسی که در سطح بین المللی کار می کند می تواند به شما بگوید، ارتباطات بین فرهنگی همیشه هموار اجرا نمی شود. ارتباطات بین‌فرهنگی در این زمینه به افرادی اطلاق می‌شود که عمدتاً اما نه منحصراً از دنیای کسب‌وکار با افراد با ملیت‌ها، مذاهب، اعتقادات و فرهنگ‌های مختلف کار می‌کنند. هنگامی که فرهنگ های مختلف در یک محیط تجاری با هم برخورد می کنند، تفاوت های آنها اغلب می تواند منجر به سردرگمی، سوء تفاهم، اشتباهات و مواردی از این دست شود. این تفاوت های بین فرهنگی می تواند هر چیزی باشد، از رویکردهای متضاد به ارتباطات، آداب معاشرت، سبک های ملاقات یا زبان بدن.

یکی از حوزه‌های ارتباطات بین‌فرهنگی که برای اکثر افرادی که در سطح بین‌المللی کار می‌کنند مشترک است، ایمیل است. اینترنت ما را قادر می سازد تا اسناد، پرس و جوها و اطلاعات را برای همکاران، مشتریان و مشتریان در سراسر جهان ارسال کنیم. با این حال، علیرغم مزایای غیرقابل انکاری که برقراری ارتباط از طریق ایمیل به ما ارائه می دهد، یک نقطه ضعف به خصوص در زمینه ارتباطات تجاری بین فرهنگی وجود دارد.

وقتی به مسائل بین فرهنگی ایمیل نگاه می کنیم، باید از دو زاویه به آن نگاه کنیم: 1) مسئله زبان و 2) موضوع فرهنگ.

زبان

انگلیسی بدون شک زبان دنیای تجارت مدرن است. چه در برلین یا بانکوک باشیم، اکثر ایمیل های تجاری به زبان انگلیسی خواهند بود. اگرچه اکثر مردم آن را به عنوان یک زبان بین المللی می پذیرند، اما اکثر آنها مهارت های زبان مادری را ندارند. این منجر به مشکلات ارتباطی و سوء تفاهم می شود.

البته، کسانی که زبان انگلیسی را به عنوان زبان دوم دارند، مستعد غلط املایی کلمات، ساختن کلمات جدید، استفاده از گرامر ضعیف و به طور کلی عدم بیان واضح خود هستند. خواندن یک ایمیل مانند این می تواند یک مشکل باشد، و زمانی که یک کلمه در جای خود نیست، کل معنی ممکن است اشتباه درک شود.

برای کسانی که در بین فرهنگ ها ارتباط برقرار می کنند مهم است که به یاد داشته باشند که این مورد انتظار است. بهترین راه برای نزدیک شدن به چنین ایمیل هایی این است که فراتر از فرم به هدف نگاه کنید. اگر این امکان وجود ندارد، باید یک ایمیل ساده بازگردانده شود که در آن نکات روشن شود، یا حتی سوالات بسته ای که فقط با “بله” یا “خیر” می توانند پاسخ داده شوند.

فرهنگ

ارتباط بین فرهنگی می تواند در یک محیط چهره به چهره دشوار باشد. با این حال، افراد به طور غریزی در موقعیت ها با واکنش به زبان بدن، حرکات، حالات چهره و غیره مانور می دهند. شما با ارتباطات ایمیلی آن تجملات را ندارید. در نتیجه، ایمیل‌ها پتانسیل زیادی برای گم شدن در ترجمه در سراسر مرزهای فرهنگی دارند.

قالب واقعی یک ایمیل می تواند بسته به فرهنگ متفاوت باشد. در برخی از فرهنگ‌های رسمی، انتظار می‌رود که فردی با نام (و احتمالاً نام خانوادگی) و سپس آدرس ایمیل او خطاب شود. ممکن است دیگران واقعاً اهمیتی ندهند و مستقیماً به محتوای ایمیل بپرند. در هر صورت، ممکن است یک نفر ایمیل را بیش از حد رسمی بداند در حالی که دیگری ممکن است آن را بیش از حد غیر رسمی یا حتی صریح بداند.

محتوای یک ایمیل نیز از نظر فرهنگی تعیین می شود. برخی از فرهنگ‌ها استفاده از عامیانه، اصطلاحات، جناس، جوک، یا کلمات دشنام را در ایمیل می‌پذیرند، در حالی که در برخی دیگر این یک تابو واقعی است. برخی ممکن است پاسخ دادن به یک سوال با یک “نه” یا “بله” ساده را قابل قبول بدانند، در حالی که برخی دیگر انتظار پاسخ مفصل تری دارند.

معنای ایمیل نیز تحت تأثیر فرهنگ است. معنای یک جمله در دوبلین لزومی ندارد که در دهلی به همان معنا باشد. اگر به فرهنگی که سبک ارتباطی آن غیرمستقیم است (مثلاً هند یا ژاپن) ایمیل بفرستید، ممکن است به درخواست‌هایی که نه «بله» و نه «نه» می‌گویند، پاسخ دریافت کنید. درک نکردن این واقعیت که نویسنده واقعاً احساسات واقعی خود را در بین خطوط پنهان می کند، می تواند منجر به سردرگمی شود.

نتیجه

ایمیل روز به روز بیشتر به عنوان وسیله ای برای ارتباط در زندگی تجاری مورد استفاده قرار می گیرد. با این حال، همانطور که دیدیم، وقتی این اتفاق در یک زمینه بین فرهنگی رخ می دهد، هم از نظر زبانی و هم از نظر فرهنگی، جای زیادی برای سوء تفاهم وجود دارد. افراد باید اقدامات لازم را برای بررسی این زمینه ها انجام دهند و همیشه ذهنی باز داشته باشند تا احتمال سوء تفاهم های بین فرهنگی را به حداقل برسانند. شرکت‌هایی که تعداد زیادی کارمند بین‌المللی دارند باید سعی کنند قوانین رفتاری را در مورد ایمیل پیاده‌سازی کنند و در آموزش‌های بین‌فرهنگی برای کارکنان خود سرمایه‌گذاری کنند.